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千万别让员工垫资买办公用品报销,否则......

作者: 发布时间:2022-01-26 浏览次数:283

各位财务人注意了!深圳一家公司,员工垫资购买办公用品再找公司报销,居然被税局要求整改了!到底是啥原因?企业费用报销如何规避风险?


01

员工垫资采购再找公司报销,
居然被税局要求整改?

深圳某家创业公司被税局要求整改了。原因是,公司采购办公用品时由个人使用自己的账户付款,然后再找公司报销的做法,在稽查时被认为不合规,要求企业及时进行整改。


处罚原文:在检查中,稽查人员发现该公司有向个人账户转款打钱的情形,询问后得知因为企业规模较小,所以在办公用品采购时由个人使用私人账户购买,然后由个人报销,公司再将款项支付给个人,经过对银行资料对比证明了企业上述说法属实,但该做法既不合规,也带来了涉税风险,稽查人员已要求企业及时整改。

税务部门提醒,深圳市目前很多孵化器类型的企业,因为业务尚处于研发阶段,日常账务管理比较混乱,甚***出现用员工个人账户来购买公司办公用品等情况。虽然此次案件未查明有利用个人账户进行涉税违法行为,但是存在很大涉税风险,不利于公司长远发展,因此,公司即使在起步阶段也要重视财务规范管理,防范涉税风险。


02

个人垫资再报销,
这3个事项,一定要注意!

1. 个人垫资费用不宜过大

就个人情感上而言,金额大的话,要你先自掏腰包肯定不乐意呀!一是不知道什么时候才能拿回来,二是如果***什么问题,财务分分钟不报销,那岂不是炸了!

几十几百就算了,过千的话,很多人都希望先从公司领取备用金再支付,或者通知公司直接公户付款,现在公司也有微信支付、支付宝等支付工具,方便得很。

从公司管理角度看,个人垫支容易出现虚假报销的问题,很多公司都有***业务员垫支金额,超额自己掏。

所以,个人垫支金额过大,从逻辑上就已经说不通了!多少才算“大”呢?参考现金管理条例的说法,1000以上。


2. 对外采购垫资的人员不宜太多

正常情况下,一个公司负责采购的人员就那么几个,如果大家都垫资报销,就有发票抵薪的嫌疑。税务局可能就会稽查公司这些藏匿在发票后边的工资或福利费、要求补缴个税。

3. 垫资的费用要及时报销

企业如果经常报销前期的费用,一是不利于内部管理,二是会计数据的失真,三是会让税局质疑费用的真实性,是不是找票报销的?

03

注意!今天起,费用发票报销
这5大风险要规避!

不仅个人垫资报销有风险,差旅费、餐费、福利费等企业的常见费用报销中也都存在很大风险,财务人员应该步步为营,小心谨慎,5个避坑指南送给你!

1. 需不需要代扣代缴个税?

财务向个人支付款项时,一定要考虑,这笔款需不需要扣缴个税。

企业报销的办公用品、餐费、加油费如果与公司的规模、经营情况不匹配,则很有可能被稽查要求补税。

比如,江苏某家公司2019年管理费用大幅上涨,税务机关顺藤摸瓜发现,三张大额办公费发票实则是支付给员工的福利费,***终被要求补缴个税3万元、罚款1.5万元。

个人在企业报销属于自己的费用,具有福利性质,本质上还是取得与受雇有关的所得,应该按照工资薪金缴纳个税。

《税收征收管理法》第六十九条规定,扣缴义务人应扣未扣,由税务机关对扣缴义务人处应扣未扣款百分之五十以上三倍以下的罚款。

对于发票抵薪,财务不仅不能出这样的馊主意,还应该及时告知相关人员这样做的后果,帮助公司降低风险!

2. 增值税能否抵扣?

拿到费用的报销单,财务人员应该考虑增值税能不能抵扣。进项税的抵扣必须同时满足2个条件:

◆取得合法有效的抵扣凭证
◆没有用于免税项目、集体福利等不能抵扣进项税的项目

比如,同样都是机票,进项税能不能抵扣?这就要看机票类型和报销对象。


3. 企业所得税能否扣除?

《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定可税前扣除的合法凭证,不仅限于常用的发票,还有财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。

有一些费用虽然按照会计相关管理规定可予以报销,但所得税上不能税前扣除,应该主动做调增。

例如,铁路电子客票丢失后,企业所得税存在不能扣除的风险。

4. 是否存在会计和税法的差异

很多人把会计处理和税法混为一谈,***典型的一个例子是,税法上规定500万元以下固定资产可以一次性税前扣除,很多人在会计处理上就一次性提折旧计入费用,固定资产的净值也变成了0。

这种做法是错误的,会导致会计信息的失真。对于会计和税法的差异,应该通过“递延所得税资产” “递延所得税负债”等科目入账。

5. ***私用、恶意报销的风险

个人消费在公司报销、或者串通第三方故意抬高价格来恶意报销、***私用,对于国企、私企都是危害特别大的一种情形。

企业可以通过以下几种方法来规避这一风险:
1、制定预算,以预算制度来约束费用的报销;
2、报销费用不能仅依据发票,同时还要有大额采购申请、验收单、合同、入库单等原始单据;
3、应该索取发票清单;
4、设定专人采购、专人审核、定期采购;
5、采用公户支付,可以使用支付宝、微信等便捷支付的方法。

                                         04

华为的会计凭证、财务核算


华为的会计凭证,看看他华为全球统一的账务核算体系优点也能知道:


1、效率高,成本费节省。每一个工作岗位足够细分,在此岗位的人员对该工作易做到熟练;集中处理会计核算,需要会计人员较少,人工成本降低沟通成本也随之降低。


2、账务核算的独立性很高,监控能力很强。


3、账务处理偏严。收入确认标准严格,费用成本确认扎实。华为的利润和经营活动净现金流量保持高度正相关。华为真正做到了既有利润又有现金流,所以可以每年给虚拟股东分红,并且分红比例相当高。


4、数据客观公允,绩效考核相对公平。


在华为进行账务集中管理要求做到会计核算四个统一。


一所有的流程应该统一,

二是所有的制度统一,

三是所有编码统一,

四是表格模板化。


以华为的费用报销流程为例,之前是网页SSE系统,进入系统之填写审批电子流发起报销流程。发起报销流程后,先有所属主管确认,二级部门领导审批。同时你把报销单交给部门秘书,秘书在系统里面做签收,签收之后秘书定期将凭证寄往深圳,财务收到报销凭证后会给你打款。为了节省成本,财务对报销单据审核以抽查为准,对员工信誉做相应记录。根据信誉记录确定抽查概率。


华为的账务核算基调是偏严,目的是确保利润质量。譬如,确认收入时要求同时做到四点:

***,已经签订的销售合同,

第二,产品已经交付并且安装调试完毕,并取得了终验证明;

第三,已向客户开具了发票并被客户签收,

第四,收到合同约定的头期款。


对于资产折旧、费用摊销、资产减值确认标准也很严苛,所以华为账面资产里基本没有潜亏。


任总对账务核算***核心的要求是数据质量有保证。不能反映业务真实状况的财务数据是不准确的。任总要求财务核算的深度与广度应该和IFS和LTC讨论,并非维度越细越好,但是要通过公开上游业务环节的数据问题解决财务数据的质量问题。华为的启动IFS变革的目的是要打通LTC(从机会点到现金)。IFS变革让华为真正做到了财务和业务匹配。


05

华为的费用报销审批制度

在网上找到一份华为的出差费用管理制度:



华为对员工出差有着非常严格的规定,在审批上更是严格把关,充分放权,员工和主管都必须承担相应的责任,避免弄虚作假。


★员工应承担以下责任:

1、出差前填写出差申请并提交直接主管批准。

2、对发生的差旅费用进行合理的成本控制。

3、对各项差旅费用,在发生之前已经充分理解本制度对此的规定。

4、任何与本制度不符、或超出本制度所规定标准的费用,须事先获得财务权签人批准,并将财务权签人的批示附在费用报销单后,没有批示将按正常标准或范围报销,超过标准或范围的部分由个人承担。

5、出差返回后,及时填写正确的费用报销单据并附上相应原始票据,报销费用。

6、保证费用发生的真实性,如实申报本人所发生的出差费用及相关补助,严禁私费公报。

7、对于财务的询问及问题反馈,及时予以回答和处理。

  

★主管应承担以下责任:

1、对部门的出差需求进行合理有效的成本控制。

2、员工出差前,由直接主管审批员工的出差申请,避免不必要的出差,以控制成本。

3、对员工所报销费用的必要性、真实性、合理性进行全面审核,确保所发生各项费用符合本制度。

4、对财务反馈的员工报销问题予以关注。


从公布的这份制度中可以看出,华为对费用报销审批有以下几点要求:


华为费用报销审批要求


首先,由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关。


华为的会计人员一般不对费用发票做实质性审核,不审核有几个原因:


***,费用的真实性应由报销人员的主管领导把关,因为他们才真正知情;

第二,费用审核工作量很大,成本效益上不划算。


譬如,公司全年120万笔费用报销,每一单审核需要3分钟的话,总计耗时需360万分钟。这360万分钟的费用审核需要多少人工去完成呢?


有人担心,有人虚假报销怎么办呢?除了前端主管领导的把关,华为在后端通过审计抽查对此予以监督。审计抽查是一种事后监控模式,如果抽查发现有问题,弄虚作假者会受到较重的处罚。


其次,限定领导电子审批的时间。


为了保证费用报销审批的及时性,华为规定了电子审批的时限。自电子流流转到审批人之日起超过一定时间没有审批的,系统将自动跳转到下个环节,默认本环节审批人已经同意。


当然,默认审批通过出了问题的,仍需由该审批人承担。另外,公司会定期提取审批时效记录予以通报,超时审批会给予批评。


第三,限定员工费用报销的时限。


华为员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。如超过三个月,但未超过六个月,需说明未及时报销的原因申请特批。超过六个月的,不能报销。


第四,丢失发票只报销费用的50%。


如果员工不小心将发票弄丢了,只要能证明费用真实发生了,也可报销。但报销时需要写详细的情况说明。审批通过后可报销费用的一半。


为什么只报销一半呢?一方面,发票丢失了,所报销的费用不能在所得税前扣除,这意味着公司要承担25%的所得税损失,这部分损失是员工造成的,理应由员工负担。另外的25%带有处罚性质,可视作对个人粗心大意弄丢发票的惩处。


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